Reunirse con proveedores, clientes, socios o posibles inversores, es la tónica habitual de cualquier negocio. Encuentros, más o menos importantes, en los que la mayor parte de las veces algo está en juego.
Un buen producto o servicio puede quedar en el olvido si no se saben trasmitir bien sus cualidades, por lo que es importante aprender una serie de claves que facilitarán que se lleven a cabo reuniones exitosas.
La comunicación es un arte y como tal hay una parte innata, pero todo lo demás se aprende con la experiencia y algo de esfuerzo. En cualquier caso, siempre es recomendable prestar atención a aquellos que han hecho de las reuniones un arte y si se tiene la suerte de dar con alguno de ellos, apuntar aquello que nos ha llamado más la atención de su interpretación, para poder aplicarlo luego.
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1 – Seriedad ante todo:
Aunque se trate de una reunión informal, es importante no olvidar que el fin es profesional, por lo que cada cosa que se diga o haga servirá para que la otra persona se haga una idea del tipo de profesional que se es. Que el encuentro se produzca en una cafetería, no es excusa para que el comportamiento no sea el mismo que el que se tendría en un despacho.
2 – Mantener siempre presentes los objetivos de la reunión:
Por muy duro que sea el tema a tratar hay que ser consecuente con lo que se ha ido hacer. Ya sea una negociación, una compra o una llamada de atención a un empleado o socio, es importante no perder el foco y mantenerse firme. Eso no significa que haya que soltar un discurso concreto pase lo que pase, sino que no hay que perder los objetivos que se han ido a tratar y permitir que nos desvíen del tema.
3 – Asegúrate de que la reunión es clara:
Todo el mundo debe de entender tu punto de vista y si eres quien está al frente de la reunión, has de asegurarte de que todos los puntos a tratar han quedado claros y que todo el mundo sabe cuáles son los pasos que tienen que seguir.
4 – Permitir que todo el mundo participe:
Si en la reunión participan varias personas hay que tratar de dar tiempo a cada uno de ellos para que expongan su opinión y tratar de cuidar los tiempos de cada uno de ellos.
5 – Mira a los ojos cuando hables:
A la hora de dirigirse a alguien es importante no deambular con la mirada y centrar el foco de atención en aquella persona a la que nos dirigimos, así sentirá que se le presta atención.
6 – Escucha:
Es importante dejar hablar a los demás y sobre todo escuchar. Entender y procesar lo que se está diciendo es fundamental para poder dar una respuesta coherente.
7 – Toma notas:
Si es necesario apunta las cosas que se están diciendo y que merece la pena recordar. Ya sea para enviar un correo posterior al equipo con las conclusiones más importantes que se han tratado, o para tu uso privado.
8 – No improvises:
Si vas a visitar a un posible cliente o tienes una reunión de equipo ten clara tu misión. Qué es lo que quieres vender o cuál es tu postura ante un determinado tema es importante, por ello ten clara la estrategia que quieres seguir. Estudia previamente la situación para que no te coja desprevenido.
9 – Actuar de forma positiva ante los conflictos:
Si sucede algo que escapa a tu control antes de actuar relájate y piensa. Es posible que en reuniones en las que participan varias personas surjan conflictos, e incluso fricciones entre los diferentes participantes, así que hay que tener paciencia y tratar de alcanzar acuerdos consensuados.
10 – Hacer una evaluación final:
Por último, antes de finalizar la reunión es importante revisar que se han tratado todos los temas, y que todos los participantes tienen clara la hoja de ruta a seguir. También se puede enviar un email recordatorio con las conclusiones más importantes que se han tratado.
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Fuente de las imágenes: www.ucc.edu.co / blog.bbvaconsultoria.com
